In dit artikel
Een kerstpakket samenstellen begint niet bij het kiezen van losse producten. Eerst wil je weten hoeveel mensen een pakket krijgen, of er varianten nodig zijn, waar en wanneer je de pakketten uitdeelt en welk budget beschikbaar is. Als die basis duidelijk is, kun je gericht keuzes maken voor thema, inhoud, personalisatie en levering. Met deze zeven stappen werk je van eerste inventarisatie naar een kerstpakket dat bij je organisatie past én praktisch uitvoerbaar is.
Stap 1. Bepaal de aantallen en eventuele varianten
Begin met het aantal ontvangers. Gaat het alleen om medewerkers, of krijgen bijvoorbeeld ook vrijwilligers of relaties een pakket? Bepaal daarna of iedereen hetzelfde pakket ontvangt of dat je vooraf afgesproken varianten nodig hebt, zoals alcoholvrij of vegetarisch.
Werk met één helder totaal en zet de aantallen per variant meteen apart. Bij een grotere organisatie helpt het om ook per team of locatie te tellen. Zo voorkom je later verschillen tussen de bestellijst, het inpakken en de levering. Laat de uiteindelijke samenstelling van iedere variant altijd bevestigen.
Stap 2. Kies het uitdeelmoment en breng de locaties in kaart
Bepaal wanneer medewerkers het kerstpakket krijgen en hoe je het wilt uitdelen. Een kerstborrel of ander gezamenlijk moment kan een logisch uitdeelmoment zijn. Worden de pakketten op kantoor opgehaald, centraal uitgedeeld of naar meerdere vestigingen gebracht?
Noteer per locatie het aantal pakketten, een contactpersoon en het gewenste levermoment. Doe dit voordat je de inhoud definitief kiest. Meerdere afleverpunten of kleine tijdvensters kunnen namelijk invloed hebben op de uitvoering en de totale kosten.
Stap 3. Bepaal het budget en spreek af of dit inclusief of exclusief btw is
Een budget van bijvoorbeeld € 40 per persoon kan twee verschillende dingen betekenen: € 40 inclusief btw of € 40 exclusief btw. Spreek dit daarom aan het begin expliciet af. Zo vergelijk je voorstellen op dezelfde basis en voorkom je dat het beschikbare bedrag later anders blijkt te zijn.
Controleer ook wat er in het bedrag zit. Denk naast de producten aan de verpakking, een kaart of sleeve, bedrukking of een uitvoering in de eigen huisstijl en transport naar één of meer locaties. Vraag bij een voorstel steeds wat wel en niet is inbegrepen.
Stap 4. Bepaal wat je met het kerstpakket wilt uitstralen
Wil je medewerkers vooral bedanken, het teamgevoel versterken of laten zien waar de organisatie voor staat? Dat doel helpt om één duidelijke inhoudelijke lijn te kiezen. Lokaal inkopen, sociale betrokkenheid of samen genieten kunnen bijvoorbeeld een uitgangspunt zijn, zonder dat alles tegelijk in één pakket hoeft.
Een regionaal kerstpakket kan een logische keuze zijn voor organisaties die verbonden zijn met het Noorden. Lucse Pakketten werkt met producten uit Groningen, Drenthe en Friesland. Kies één hoofdidee en gebruik dat als toets voor alle volgende productkeuzes.
Stap 5. Stel de inhoud samen vanuit een gebruiksmoment
Een goed gevuld pakket draait niet om een zo groot mogelijk aantal producten. Kies eerst een moment waarop de inhoud wordt gebruikt en bouw van daaruit verder.
- Borrelmoment: combineer bijvoorbeeld een drankje met hartige producten en iets om te delen.
- Koffiemoment: kies drinken, iets lekkers en eventueel een product dat langer meegaat.
- Regionale kennismaking: laat verschillende makers en smaken uit Noord-Nederland terugkomen.
Let op balans. Kies niet alleen zoet of alleen snacks, maar wissel smaken, productsoorten en verpakkingen af. Waar passend kan één blijvend product het pakket extra gebruikswaarde geven. Bekijk voor ideeën de actuele pakketfolder met kerstpakketinspiratie en controleer daarna welke producten en varianten beschikbaar zijn.
Stap 6. Maak personalisatie onderdeel van het verhaal
Personalisatie hoeft niet te betekenen dat op ieder product een logo staat. Een persoonlijke boodschap, kaart, sleeve of verpakking in de eigen huisstijl kan al duidelijk maken waarom het pakket wordt gegeven. Ook de keuze voor producten uit de eigen regio kan onderdeel zijn van dat verhaal.
Leg vooraf vast wat voor iedereen gelijk is en wat per team, locatie of variant verschilt. Keur teksten, spelling en drukwerk goed voordat het inpakken begint. Daarmee verklein je de kans op verwisselingen of een laatste correctieronde.
Stap 7. Leg planning, levering en de laatste controle vast
Zet alle definitieve gegevens in één overzicht: het totale aantal, de verdeling per variant, afleverlocaties, contactpersonen, leverdata en eventuele tijdvensters. Laat één contactpersoon de laatste versie beheren. Zo werkt iedereen tijdens het inpakken en leveren met dezelfde informatie.
Begin op tijd als je eigen drukwerk, specifieke producten of meerdere varianten wilt. Mogelijkheden en deadlines kunnen gedurende het seizoen veranderen, dus controleer de actuele voorwaarden bij de aanvraag. Meer weten over een deel van het inpakproces? Lees dan hoe Lucse samenwerkt met sociale werkplaatsen in het Noorden.
Controleer vóór de definitieve opdracht:
- het totale aantal en de verdeling per variant;
- welke onderdelen gelijk zijn en waar afwijkingen nodig zijn;
- alle locaties, contactpersonen en levermomenten;
- of het budget inclusief of exclusief btw is;
- welke kosten in het voorstel zijn inbegrepen;
- het gekozen thema en de definitieve inhoud;
- de goedkeuring van kaart, bedrukking en personalisatie;
- de aansluiting op de kerstborrel of een ander intern uitdeelmoment.
Van eerste inventarisatie naar een passend kerstpakket
Een kerstpakket voor personeel samenstellen wordt overzichtelijk wanneer je de beslissingen in een vaste volgorde neemt: eerst aantallen en locaties, daarna budget, doel, inhoud, personalisatie en levering. Wil je voorbeelden bekijken? Ga dan naar de kerstpakketten van Lucse Pakketten. Voor vragen over aantallen, varianten of levering kun je ook gericht advies aanvragen.
Zelf je kerstpakket samenstellen in onze showroom?
Vanaf 50 pakketten kun je op afspraak terecht in de showroom van Lucse Pakketten in Bedum. Je kunt er producten van makers uit Groningen, Drenthe en Friesland bekijken, proeven en combineren. Onder het genot van een kop koffie bespreek je samen de wensen, het budget en de gelegenheid.
Zo krijg je een concreet beeld van de inhoud en stel je samen een pakket samen dat bij jouw organisatie past. Bekijk de showroom en plan een afspraak.